Eine der meistdiskutierten Fragen im B2B-Vertrieb: Lohnt es sich, bei der Kaltakquise eine Voicemail zu hinterlassen – oder ist es reine Zeitverschwendung? Die Meinungen sind gespalten, die Argumente auf beiden Seiten überzeugend. Höchste Zeit, die Debatte mit Daten zu entscheiden.
Für diesen Artikel wurden Hunderte von Millionen Kaltakquise-Anrufe analysiert. Das Ergebnis ist überraschender als erwartet – und gibt Ihrem Vertriebsteam eine klare Handlungsempfehlung.
Die Argumente gegen Voicemails – und was wirklich stimmt
Beginnen wir mit den häufigsten Einwänden gegen Voicemails bei der Kaltakquise:
„Interessenten rufen nie zurück.“ Stimmt größtenteils. Ein Rückruf nach einer Voicemail ist die Ausnahme, nicht die Regel.
„Voicemails kosten zu viel Zeit.“ Ebenfalls wahr. In der Zeit, die eine Voicemail kostet, könnte Ihr Team deutlich mehr Anrufe tätigen.
„Voicemails senken die zukünftige Verbindungsrate.“ Auch das ist korrekt. Wer eine Voicemail hinterlässt, signalisiert dem Interessenten, dass er ein Vertriebsmitarbeiter ist – was die Wahrscheinlichkeit sinkt, beim nächsten Anruf abgenommen zu werden.
Klingt nach einem klaren Fall gegen Voicemails? Nicht ganz. Denn diese Argumente übersehen einen entscheidenden Punkt.
Das eigentliche Ziel einer Voicemail
Der größte Denkfehler beim Thema Voicemail ist folgender: Die meisten Vertriebsmitarbeiter messen den Erfolg einer Voicemail daran, ob der Interessent zurückruft. Das ist die falsche Messgröße.
Das eigentliche Ziel einer Voicemail ist nicht der Rückruf – es ist die E-Mail-Antwort.
Daten zeigen, dass eine hinterlassene Voicemail die E-Mail-Antwortrate mehr als verdoppelt. Wer einen Interessenten sowohl per Telefon als auch per E-Mail kontaktiert, erhöht seine Chancen auf eine Reaktion erheblich – einfach weil er auf mehreren Kanälen präsent ist.
Das ist der entscheidende Perspektivwechsel: Eine Voicemail ist kein Versuch, einen Rückruf zu provozieren. Sie ist ein Türöffner für die E-Mail, die danach kommt.
Wie viele Voicemails sind sinnvoll?
Auch hier liefern die Daten eine klare Antwort: maximal zwei.
Eine oder zwei Voicemails verdoppeln die E-Mail-Antwortrate. Ab der dritten Voicemail sinkt sie jedoch drastisch – auf ein Niveau, das sogar unter dem liegt, als hätte man gar keine Voicemail hinterlassen.
Die Empfehlung lautet daher: Hinterlassen Sie maximal zwei Voicemails pro Interessent – bewusst, strategisch und mit dem klaren Ziel, die E-Mail-Kommunikation anzustoßen.
So klingen Voicemails, die wirklich funktionieren
Voicemail 1: Kurz, prägnant, kontextbezogen (ca. 15 Sekunden)
Die erste Voicemail ist kurz und konzentriert sich ausschließlich auf Kontext. Kein Pitch, keine Produktvorstellung – nur ein relevanter Aufhänger, der Interesse weckt. Den eigentlichen Inhalt heben Sie sich für die E-Mail auf.
Ein wichtiger Grundsatz: Fordern Sie den Interessenten nie auf, Sie zurückzurufen. Lenken Sie seine Aufmerksamkeit auf eines: die E-Mail, die er gleich erhalten wird.
Voicemail 2: Etwas länger, mit Social Proof (ca. 30 Sekunden)
Falls die erste Voicemail keine Reaktion erzeugt, kommt die zweite ins Spiel – etwas ausführlicher, ergänzt durch einen Social-Proof-Aspekt. Erklären Sie kurz, mit welchen ähnlichen Unternehmen Sie bereits zusammenarbeiten. Kein Pitch, keine Produktdetails – die gehören in die E-Mail.
Die richtige Strategie für mehr Erfolg bei der Kaltakquise
Die Erkenntnis aus der Datenanalyse ist klar: Voicemails allein bringen wenig. Aber als Teil einer Multichannel-Strategie – kombiniert mit gezielten Follow-up-E-Mails – sind sie ein wirkungsvolles Werkzeug.
Folgende Grundsätze helfen Ihrem Team dabei, Voicemails effektiv einzusetzen:
Immer mit Kontext führen – Was ist der relevante Aufhänger für diesen Interessenten? Warum rufen Sie gerade jetzt an?
Den Pitch für die E-Mail aufheben – Eine Voicemail, die sofort verkauft, wird sofort gelöscht. Wecken Sie Interesse – mehr nicht.
Kurz bleiben – Niemand hört sich eine zweiminütige Voicemail an. Alles über 30 Sekunden ist Zeitverschwendung.
Auf die E-Mail verweisen – Nicht auf einen Rückruf hoffen, sondern aktiv auf die E-Mail hinweisen, die gleich folgt.
Maximal zwei Voicemails – Mehr schadet mehr als es nützt.
Fazit
Voicemails bei der Kaltakquise sind weder Zeitverschwendung noch Wundermittel. Eingesetzt mit der richtigen Strategie – kurz, kontextbezogen und als Türöffner für die E-Mail – können sie die Antwortrate erheblich steigern. Wer Voicemails als Teil einer Multichannel-Strategie begreift und sich auf maximal zwei beschränkt, wird feststellen: Die Kombination aus Telefon und E-Mail ist deutlich wirkungsvoller als jeder Kanal allein.
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